Sachlich Aufklären - die konstruktive Strategie

Sachlich Aufklären - die konstruktive Strategie

Das "Sachliche Aufklären" als erste Feedback-Strategie. Zudem die 15 Erfolgsfaktoren im tabellarischen Überblick. Dein Gegenüber scheint offen für Feedback. Ihr begegnet euch wohlwollend und auf Augenhöhe. Gute Voraussetzungen für das sachliche Aufklären. Du trittst also ungeschminkt auf und sagst offen und ehrlich, worum es dir geht. Doch du hast in den letzten Newslettern erfahren: Feedback geben ist stets ein Risiko. Wenn du dich unbedacht zu schnell äußerst, verschlimmerst du die Situation. Vermeide daher vor allem eines: reflexhaften Widerstand beim anderen. Es kann auf einzelne Worte ankommen, ob dir dein Gegenüber gewogen bleibt oder sich schlagartig verschließt. Worauf kannst du achten?

Feedback-Erfolgsfaktor 1/15: Ich-Botschaft

Feedback-Erfolgsfaktor 1/15: Ich-Botschaft

Erkenne an, dass Menschen sich selten freuen, wenn andere über sie (negativ) sprechen. Verzichte daher prinzipiell auf Du-Botschaften. Sprich von dir und beginne deine Sätze mit »Ich«. Auch wenn es dir vielleicht anders beigebracht wurde: Stell beim Feedback bewusst dich und deine Beobachtungen, Bedürfnisse und Emotionen in den Vordergrund. Dadurch ziehst du das Scheinwerferlicht auf dich und stellst dein Gegenüber nicht an den Pranger. Sprich durchaus auch vom Verhalten des anderen, wenn es für deine Rückmeldung erforderlich ist, aber beginne deine Sätze nicht mit »Du«.

Feedback-Erfolgsfaktor 10/15: Prägnanz

Feedback-Erfolgsfaktor 10/15: Prägnanz

Erkenne an, dass auch deine Mitmenschen im Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung leben und dankbar sind für wenig Daten. Formuliere deshalb prägnant, kompakt und pointiert. Sei so prägnant, wie du kannst. Warum Umwege gehen, wenn es einen direkten Weg gibt? Im richtigen Leben wählst du ja auch nicht freiwillig einen längeren Weg. Verwechsle Sozialverträglichkeit nicht mit Laberei. Sozial verträglich ist es, wenn du einfühlsam und rücksichtsvoll sprichst. Zur Laberei werden deine Worte, wenn du aus Angst oder fehlender Klarheit viel redest, aber inhaltlich wenig sagst. Auch im Feedback gilt die Formel: so viel wie nötig – so wenig wie möglich. Prägnant äußerst du dich zum Beispiel so:

Feedback-Erfolgsfaktor 11/15: Verhalten

Feedback-Erfolgsfaktor 11/15: Verhalten

Erkenne an, dass Menschen viel eher bereit sind, sich über ihr leicht veränderbares Verhalten zu unterhalten als über ihre eher stabilen Wesenszüge. Benenne daher stets das einzelne Verhalten. Benenne lediglich das unerwünschte Verhalten deines Gegenübers. Gib ihm die Sicherheit, dass du ihn als Person respektierst, seine aktuelle Unpünktlichkeit jedoch ablehnst. Warum ist diese Unterscheidung so wichtig? Weil du dem anderen damit signalisierst, dass du dir lediglich die Änderung eines einzelnen Verhaltens wünschst, nicht jedoch die Veränderung seiner gesamten Persönlichkeit. Was wohl auch kaum möglich sein dürfte. Wenn du dich also nur auf ein bestimmtes Verhalten beziehst, könntest du sagen:

Feedback-Erfolgsfaktor 3/15: Konkret

Feedback-Erfolgsfaktor 3/15: Konkret

Erkenne an, dass die meisten Menschen in der Kommunikation Klarheit und Transparenz bevorzugen und missverständliche Andeutungen ablehnen. Formuliere daher konkret. Sei so konkret wie du nur kannst. Denn je konkreter du etwas sagst, desto weniger Missverständnisse können entstehen. Dein Feedback könnte also folgendermaßen lauten:

Feedback-Erfolgsfaktor 4/15: Soll

Feedback-Erfolgsfaktor 4/15: Soll

Erkenne an, dass die meisten Menschen sich eher für etwas Neues erwärmen, wenn sie das attraktive Neue betrachten als das unattraktive Alte. Fokussiere deshalb das Soll als erwünschte Zukunft und nicht das Ist als unerwünschte Gegenwart. Lenke die Aufmerksamkeit vom gegenwärtigen Problem (Ist) zur erwünschten Zukunft (Soll) und formuliere hierbei eine attraktive Zielvorstellung. Jeder Mensch will sich entwickeln, so eine Grundannahme. Ein Hin-zu hat für die meisten daher deutlich mehr Charme als ein Weg-von. Warum? Weil die Abwendung von etwas zugleich das Problem benennt und dabei oft Schuld und Scham generiert. Die Konzentration auf einen Sollzustand verleiht hingegen eine gewisse Aufbruchstimmung: Yes we can! Dein lösungs- beziehungsweise zielorientiertes Feedback könnte folgendermaßen lauten:

Feedback-Erfolgsfaktor 5/15: Positiv

Feedback-Erfolgsfaktor 5/15: Positiv

Erkenne an, dass die meisten Menschen weitaus kooperativer sind, wenn wir sie zu einem erwünschten Verhalten bewegen wollen als von einem unerwünschten Verhalten abbringen. Wähle stets die positive Formulierung. Wenn du das Soll als erwünschte Zukunft formulierst, dann formuliere dieses Ziel positiv. Beschreibe also, was du dir in der Zukunft wünschst und nicht das, was du dir in der Zukunft nicht wünschst. Wir gehen also noch einen Schritt weiter. Wenn es dir gelungen ist, das Soll zu betonen (Schritt 1), dann formuliere es positiv, nicht negativ (Schritt 2). Was heißt das konkret? Verzichte einfach auf das kleine, aber doch sehr wirksame Wörtchen »nicht«. Denn dann hört dein Gegenüber deinen Wunsch direkt – er muss ihn sich nicht erst übersetzen. Dein Feedback mit Hinwendung zum Positiven könnte folgendermaßen lauten:

Feedback-Erfolgsfaktor 6/15: Punkt

Feedback-Erfolgsfaktor 6/15: Punkt

Erkenne an, dass manche Menschen empfindlich auf bestimmte Hervorhebungen wie Ausrufezeichen, Fettung, Unterstreichung oder Kursivsetzung reagieren. Verzichte daher idealerweise auf potenzielle Stress-Symbole. Dieser Hinweis gilt für dein schriftliches Feedback, zum Beispiel in E-Mails und Geschäftsbriefen: Beschränke dich auf jene Satzzeichen und Symbole, die unbedingt notwendig sind und verzichte auf Hervorhebungen jeglicher Art. Ob Fettung, Unterstreichung oder Kursivsetzung, sie alle haben das Potenzial, beim Betrachter Stress auszulösen. Dein schriftliches Feedback mit neutralen Satzzeichen könnte folgendermaßen aussehen:

Feedback-Erfolgsfaktor 7/15: Bedürfnis

Feedback-Erfolgsfaktor 7/15: Bedürfnis

Erkenne an, dass manche Menschen empfindlich auf bestimmte Hervorhebungen wie Ausrufezeichen, Fettung, Unterstreichung oder Kursivsetzung reagieren. Verzichte daher idealerweise auf potenzielle Stress-Symbole. Sprich dein zugrunde liegendes Bedürfnis an, also das, worauf es dir wirklich ankommt. Bedürfnisse sind unverhandelbar, denn sie resultieren aus deinen innersten Überzeugungen und Wünschen. Nenne also zuerst das Bedürfnis und dann die Strategie:

Feedback-Erfolgsfaktor 8/15: Beobachtung

Feedback-Erfolgsfaktor 8/15: Beobachtung

Erkenne an, dass die meisten Menschen stark negativ auf Bewertungen reagieren, weil sie sich durch diese attackiert fühlen. Benenne deshalb stets nur Beobachtungen. Bleibe konsequent auf der Ebene der Beobachtung. Beschränke dich auf das, was wahrnehmbar war, ohne irgendeine Kleinigkeit dazu zu tun. Verzerre nichts und ergänze nichts, denn dann kann der andere dir weder widersprechen noch wird er dich attackieren – denn er kann sich gar nicht angegriffen fühlen. Beispiel für einen Beobachtungssatz:

Feedback-Erfolgsfaktor 9/15: Neutralformulierung

Feedback-Erfolgsfaktor 9/15: Neutralformulierung

Erkenne an, dass bei Reizformulierungen viele Menschen in Widerstand gehen. Wähle daher stets neutrale Formulierungen. Formuliere so neutral wie du kannst. Verzichte auf alle Begriffe, die ein Kränkungspotenzial haben. Nennen wir sie Reizformulierungen (siehe auch die Auflistung von typischen Reizformulierungen im Anhang). Neutral formulierst du also beispielsweise so: